Microsoft Copilot im Mittelstand
Kurz gesagt: Copilot ist nur so sicher wie Ihre Berechtigungen. Wer zuerst aufräumt, dann mit einer kleinen Gruppe testet und Mitarbeitende schult, vermeidet die häufigsten Fehler bei der Einführung.
Hinter dem Namen Copilot stehen mehrere unterschiedliche Angebote, die in der Praxis oft verwechselt werden. Die Tabelle zeigt die beiden Eckpunkte.
| Copilot Chat | Microsoft 365 Copilot (Zusatzlizenz) | |
|---|---|---|
| Zugang | Im Lizenzumfang berechtigter Microsoft-365-Pläne, Anmeldung mit Geschäftskonto (Entra ID) | Zusatzlizenz je Nutzer |
| Datenzugriff | Vor allem Chat und Websuche; Unternehmensdaten nur, wenn Sie Dateien hochladen oder geöffnete Inhalte in Outlook oder Teams nutzen | Zusätzlich automatischer Zugriff auf Ihre Daten im Microsoft Graph, etwa in Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint, OneDrive |
| Typischer Einsatz | Texte, Recherche, Ideen | Mails zusammenfassen, Dokumente erstellen, Besprechungen auswerten |
Microsoft unterscheidet derzeit drei Varianten: Copilot Chat, Microsoft 365 Copilot (Basic) mit eingeschränktem Zugang zu Copilot in den Office-Apps und die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot (Premium). Namen und Umfang ändern sich häufig; prüfen Sie den Stand bei Microsoft.
Preise und Funktionsumfang ändert Microsoft regelmäßig. Verlassen Sie sich nicht auf Zahlen aus älteren Artikeln, sondern lassen Sie sich ein aktuelles Angebot erstellen.
Copilot zeigt nur Inhalte, auf die die Nutzerin oder der Nutzer ohnehin zugreifen darf. In vielen Unternehmen sind das mehr, als gedacht: Team-Laufwerke ohne Einschränkung, alte Freigabelinks, Personalordner mit zu breitem Zugriff. Was bisher niemand fand, findet Copilot in Sekunden.
Deshalb gilt: erst Berechtigungen prüfen, dann Lizenzen freischalten.
Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Lizenzberatung im Einzelfall.
Wenn Ihr Unternehmen kaum mit Microsoft 365 arbeitet, wenn die Berechtigungen nicht in einem vertretbaren Aufwand zu bereinigen sind oder wenn der Bedarf eher bei Spezialprozessen liegt, etwa Rechnungseingang oder Wissenssuche, sind andere Lösungen oft sinnvoller. Wir beraten herstellerunabhängig. Ein Beispiel für einen individuell gebauten Prozess ist die Referenz zum KI-Einkaufsassistenten.
Microsoft unterscheidet derzeit drei Varianten: Copilot Chat (im Lizenzumfang berechtigter Microsoft-365-Pläne, vor allem Chat und Websuche, Unternehmensdaten nur, wenn Sie Dateien hochladen oder geöffnete Inhalte in Outlook oder Teams nutzen), Microsoft 365 Copilot (Basic) mit eingeschränktem Zugang zu Copilot in den Office-Apps und die kostenpflichtige Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot (Premium) mit automatischem Zugriff auf Ihre Daten im Microsoft Graph. Namen, Umfang und Preise ändern sich häufig, prüfen Sie den aktuellen Stand bei Microsoft.
Copilot greift nur auf Inhalte zu, auf die die jeweilige Nutzerin oder der jeweilige Nutzer ohnehin Zugriff hat. Genau darin liegt das Risiko: Sind Berechtigungen in SharePoint, Teams oder OneDrive zu großzügig vergeben, findet Copilot Inhalte, die niemand bewusst freigegeben hat. Eine Bereinigung der Berechtigungen vor dem Start ist deshalb der wichtigste Schritt.
Für einen Pilot genügt meist eine kleine Gruppe, etwa fünf bis zehn Personen aus unterschiedlichen Bereichen, mit klaren Aufgaben und Messgrößen. Erst nach dem Pilot lohnt eine Entscheidung über weitere Lizenzen.
Das hängt von Konfiguration und Nutzung ab, nicht vom Produktnamen. Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Datenschutzhinweise von Microsoft, die Einstellungen im Mandanten, die Berechtigungen und die Information der Beschäftigten. Bei besonderen Datenkategorien oder Betriebsrat ist zusätzliche Abstimmung nötig. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ersetzt dieser Beitrag nicht.
Empfehlenswert, ja. Ohne Einweisung nutzen die meisten nur einen Bruchteil der Möglichkeiten und prüfen Ergebnisse zu wenig. Eine Schulung nach Rollen ist ein sinnvoller Baustein der Maßnahmen nach Artikel 4 EU AI Act; eine bestimmte Schulung schreibt das Gesetz nicht vor.
Ja. KI Partners empfiehlt Tools nach Ihrem Bedarf, nicht nach Hersteller. Copilot ist oft sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen ohnehin in Microsoft 365 arbeitet, aber nicht in jedem Fall die beste Lösung.
Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob Copilot zu Ihrem Bedarf passt und wie ein Pilot aussehen könnte.
