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KI-Strategie im Mittelstand: Die ersten 90 Tage effektiv gestalten

Von Denis Schnellenbach · August 2026, aktualisiert November 2026 · Lesezeit: 11 Minuten

Kurz gesagt: Die ersten 90 Tage einer KI-Strategie im Mittelstand konzentrieren sich auf die Bestandsaufnahme, die Definition von Zielen und die Identifizierung erster Anwendungsfälle. Ein interdisziplinäres Team, bestehend aus Geschäftsführung, IT, Fachabteilungen und einer externen KI-Beratung, ist essenziell. Am Ende der 90 Tage sollten eine priorisierte Roadmap, ein Risikoprofil und ein konkreter Pilotprojektvorschlag vorliegen.

Die Implementierung einer Künstlichen Intelligenz (KI) erfordert im Mittelstand eine strategische Herangehensweise. Ein planvoller Start ist entscheidend, um Potenziale zu nutzen und Risiken zu minimieren. Dieser Artikel skizziert die wesentlichen Schritte, die Beteiligten und die angestrebten Ergebnisse für die ersten 90 Tage einer KI-Strategie.

Welche Schritte sind in den ersten 90 Tagen notwendig?

Die ersten 90 Tage gliedern sich in drei Phasen, die jeweils etwa 30 Tage umfassen:

Phase 1 (Tage 1-30): Bestandsaufnahme und Sensibilisierung. Hier erfolgt eine umfassende Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse und der vorhandenen Dateninfrastruktur. Es wird evaluiert, welche Prozesse durch KI optimiert werden könnten und welche Datenquellen nutzbar sind. Gleichzeitig findet eine Sensibilisierung der Führungsebene und relevanter Mitarbeiter für die Potenziale und Herausforderungen von KI statt. Erste Schulungen zur KI-Literacy können hier ansetzen, auch unter Berücksichtigung von Art. 4 EU AI Act, der seit dem 2. Februar 2025 gilt und seit dem 27. Juli 2026 Maßnahmen zur Unterstützung der Entwicklung der KI-Kompetenz verlangt.
Phase 2 (Tage 31-60): Potenzialanalyse und Anwendungsfall-Identifikation. In dieser Phase werden konkrete Problemstellungen und Optimierungspotenziale identifiziert, die durch KI adressiert werden können. Es werden erste Anwendungsfälle definiert und deren potenzieller Business Value sowie die technische Machbarkeit grob abgeschätzt. Eine erste grobe Risikoeinschätzung im Hinblick auf den EU AI Act, insbesondere bezüglich potenzieller Hochrisiko-Systeme (Anhang III), sollte erfolgen; die Einordnung des ausgewählten Pilots nach EU AI Act folgt in Phase 3 (Wochen 9 bis 10).
Phase 3 (Tage 61-90): Strategie-Entwurf und Roadmap-Erstellung. Basierend auf den Erkenntnissen der ersten beiden Phasen wird ein erster Entwurf der KI-Strategie erstellt. Dieser beinhaltet eine Priorisierung der Anwendungsfälle, eine grobe Roadmap für die Umsetzung der ersten Pilotprojekte und eine Definition der benötigten Ressourcen. Ein besonderer Fokus liegt auf der Einhaltung regulatorischer Anforderungen, da ab dem 2. Februar 2025 verbotene Praktiken (Art. 5) und ab dem 2. August 2025 Pflichten für General Purpose AI (GPAI) gelten.

Wer muss an der Entwicklung der KI-Strategie beteiligt sein?

Eine erfolgreiche KI-Strategie erfordert ein interdisziplinäres Team. Folgende Rollen sind essenziell:

Geschäftsführung/Vorstand: Verantwortlich für die strategische Ausrichtung, Budgetfreigabe und die Verankerung der KI-Initiative in der Unternehmensvision.
IT-Leitung/CIO: Zuständig für die technische Machbarkeit, Dateninfrastruktur und die Integration von KI-Lösungen in die bestehende Systemlandschaft.
Leiter relevanter Fachabteilungen: Bringen das Prozess- und Domänenwissen ein, identifizieren konkrete Problemstellungen und bewerten den Nutzen von KI-Anwendungen.
Datenschutzbeauftragter: Überwacht und berät zur Einhaltung der DSGVO und wird bei KI-Anwendungen mit Personenbezug eingebunden.
Externe KI-Beratung: Bringt Expertise in KI-Technologien, Strategieentwicklung und regulatorischen Anforderungen ein. Eine solche Beratung, wie sie beispielsweise von KI Partners angeboten wird, ist oft über Förderprogramme wie BAFA oder ISB RLP anteilig bezuschussbar. Für weitere Informationen zu unseren Leistungen besuchen Sie bitte unsere Leistungsübersicht.

Welche Ergebnisse sollten nach 90 Tagen vorliegen?

Am Ende der ersten 90 Tage sollten konkrete und verwertbare Ergebnisse vorliegen, die als Basis für die weitere Umsetzung dienen:

Priorisierte Liste von 3-5 potenziellen KI-Anwendungsfällen: Diese sollten nach Business Value, Machbarkeit und Risiko bewertet sein.
Grober Entwurf einer KI-Roadmap für die nächsten 12-18 Monate: Diese skizziert die Reihenfolge der Umsetzung der identifizierten Anwendungsfälle.
Erste Risikoanalyse und Compliance-Check: Eine Einschätzung, welche der identifizierten Anwendungsfälle unter den EU AI Act fallen könnten, insbesondere im Hinblick auf Hochrisiko-Systeme, deren Governance-Pflichten ab dem 2. Dezember 2027 gelten.
Konkreter Vorschlag für ein Pilotprojekt: Ein klar definierter Anwendungsfall, der in den folgenden Monaten umgesetzt werden kann, um erste Erfahrungen zu sammeln.
Dokumentation der aktuellen Datenlandschaft und benötigter Daten: Eine Übersicht über vorhandene und noch zu beschaffende Datenquellen.
Definition von Key Performance Indicators (KPIs): Metriken zur Erfolgsmessung der KI-Initiative.

Wie wird der EU AI Act in den ersten 90 Tagen berücksichtigt?

Der EU AI Act ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und muss von Beginn an in die Strategieentwicklung integriert werden. Bereits in den ersten 90 Tagen sind folgende Aspekte relevant:

Sensibilisierung für verbotene Praktiken (Art. 5): Diese gelten seit dem 2. Februar 2025; weitere Verbote (Art. 5 Abs. 1 lit. ba und bb) gelten ab dem 2. Dezember 2026. Es muss sichergestellt werden, dass keine der geplanten KI-Anwendungen in diesen Bereich fällt. Bußgelder können bis zu 35 Mio. EUR oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes betragen.
Erste Einschätzung von GPAI-Pflichten: Ab dem 2. August 2025 gelten Pflichten für General Purpose AI (GPAI). Bei der Auswahl von Basismodellen muss dies berücksichtigt werden.
Identifikation potenzieller Hochrisiko-Systeme: Schon in der Anwendungsfall-Identifikation sollte geprüft werden, ob ein System als Hochrisiko-System nach Anhang III oder als Teil regulierter Produkte nach Anhang I eingestuft werden könnte. Die Pflichten für Anhang III gelten nach dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027, für Anhang I ab dem 2. August 2028. Verstöße gegen weitere Pflichten, darunter die Pflichten für Hochrisiko-Systeme und die Transparenzpflichten nach Art. 50, können Bußgelder von bis zu 15 Mio. EUR oder 3% des Jahresumsatzes nach sich ziehen.
Planung der AI Literacy Schulung: Art. 4 EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025; seit dem 27. Juli 2026 verlangt er von Anbietern und Betreibern Maßnahmen zur Unterstützung der Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals (zuvor: nach besten Kräften sicherstellen). Eine Planung, wie diese Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden, sollte begonnen werden. Auch unser eigener KI-Kompetenz-Zertifikatskurs ist eine Option; er vermittelt Grundlagen und ersetzt keine rollenbezogene Planung.

Der 90-Tage-Plan auf einen Blick

Die drei Phasen lassen sich in zwölf Wochen herunterbrechen. Die Tabelle zeigt, was wann geschehen sollte und was am Ende vorliegt.

Wochen	Schwerpunkt	Ergebnis
1 bis 2	Mandat der Geschäftsführung, KI-Verantwortliche oder Verantwortlicher, Quick Wins	Benannte Verantwortung, KI-Richtlinie im Entwurf, Überblick über genutzte Tools
3 bis 4	Bestandsaufnahme von Prozessen und Daten, Schulung planen	Prozessliste, Dateninventar, Schulungsplan nach Rollen
5 bis 6	Ideen sammeln: Interviews mit den Fachabteilungen	Longlist möglicher Anwendungsfälle
7 bis 8	Bewertung nach Nutzen, Machbarkeit und Risiko	Priorisierte Liste mit 3 bis 5 Anwendungsfällen
9 bis 10	Pilot auswählen, Business Case, Einordnung nach EU AI Act	Pilotvorschlag mit Erfolgskriterien und Risikoeinschätzung
11 bis 12	Roadmap, Budget und Entscheidung	Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung

Die ersten 14 Tage: Quick Wins

Einiges muss nicht auf die Strategie warten. Diese vier Schritte schaffen sofort Ordnung und kosten wenig:

Verantwortung benennen. Eine Person koordiniert das Thema KI. Ohne feste Zuständigkeit versandet die Initiative.
Nutzung sichtbar machen. Eine offene Abfrage im Team zeigt, welche Tools schon im Einsatz sind. Wie das gelingt, beschreibt der Beitrag zu Shadow AI im Unternehmen.
Erste Regeln aufstellen. Mit der kostenlosen Vorlage für eine KI-Richtlinie haben Sie in einer Stunde einen Entwurf.
Tools freigeben. Mindestens ein geprüftes Tool mit Firmenkonto, damit niemand auf private Konten ausweicht.

Wie wählen Sie den ersten Prozess aus?

Der erste Anwendungsfall entscheidet über die Akzeptanz der gesamten Initiative. Bewerten Sie jeden Kandidaten mit Punkten von 1 (schwach) bis 5 (stark):

Häufigkeit: Läuft der Prozess täglich oder wöchentlich, sodass sich Zeitgewinn spürbar summiert?
Abgrenzung: Ist Anfang und Ende klar, und gibt es eine verantwortliche Person?
Daten: Sind die nötigen Daten vorhanden, zugänglich und in brauchbarer Qualität?
Messbarkeit: Lässt sich der Nutzen in Minuten, Euro oder Fehlerquote ausdrücken?
Risiko: Fällt der Fall nicht unter Hochrisiko nach Anhang III, enthält er keine besonders sensiblen Daten und gibt es eine menschliche Prüfung?

Der Anwendungsfall mit den meisten Punkten ist meist der beste Start. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigen die Referenzprojekte, zum Beispiel der Rechnungseingang.

Was ein Pilot vorab klären muss

Erfolgskriterien: Zum Beispiel Zeit je Vorgang, Fehlerquote und Akzeptanz im Team, jeweils mit Ausgangswert vor dem Start.
Dauer und Umfang: Ein begrenzter Zeitraum mit einer kleinen Gruppe, zum Beispiel vier bis acht Wochen.
Abbruchkriterium: Was muss erreicht sein, damit der Pilot weitergeführt wird, und wann wird er beendet?
Verantwortung und Daten: Wer entscheidet, und welche Daten dürfen in welches Tool?

Typische Stolpersteine

Mit dem Tool beginnen statt mit dem Prozess. Erst das Problem, dann die Lösung.
Zu viele Anwendungsfälle gleichzeitig. Besser ein Pilot, der funktioniert, als fünf, die stocken.
Datenqualität unterschätzen. Fehlende oder verstreute Daten sind der häufigste Grund für Verzögerungen.
Schulung vergessen. Ohne Einweisung nutzt das Team das Werkzeug kaum oder falsch.
Keine Entscheidung am Ende. Planen Sie den Termin für die Entscheidung der Geschäftsführung gleich am Anfang ein.

Kosten und Förderung

Was eine begleitete KI-Strategie kostet, steht auf der Seite Was kostet KI-Beratung?. Die Beratung kann gefördert werden, für die Umsetzung gelten andere Programme. Alle Programme stehen auf der Seite Förderung für KI-Projekte.

Welche Rolle spielt die externe Beratung in dieser Phase?

Eine externe KI-Beratung kann den Mittelstand in den ersten 90 Tagen signifikant unterstützen. Sie bringt nicht nur technisches Know-how und Branchenerfahrung ein, sondern auch eine objektive Perspektive. Die Beratung kann bei der Durchführung der Bestandsaufnahme, der Potenzialanalyse und der Erstellung der Roadmap helfen. Insbesondere bei der Einschätzung der regulatorischen Anforderungen des EU AI Act und der Identifikation von Risiken ist externe Expertise wertvoll. Sie kann auch bei der Moderation von Workshops und der Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen unterstützen, um einen konsistenten Strategieentwurf zu gewährleisten. Ein kostenloser EU AI Act Audit kann hier einen ersten Überblick verschaffen.

Häufige Fragen

Was ist das wichtigste Ziel der ersten 90 Tage einer KI-Strategie?

Das wichtigste Ziel ist die Erstellung eines fundierten Strategieentwurfs und einer priorisierten Roadmap, die konkrete, umsetzbare Schritte für die Einführung von KI im Unternehmen aufzeigt, inklusive einer ersten Risikoanalyse bezüglich des EU AI Act.

Welche Rolle spielt die Geschäftsführung in den ersten 90 Tagen?

Die Geschäftsführung ist für die strategische Ausrichtung, die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und die Schaffung eines klaren Mandats für die KI-Initiative verantwortlich. Ihre aktive Beteiligung ist entscheidend für den Erfolg.

Wie können kleine und mittlere Unternehmen (KMU) die Kosten für eine KI-Strategie bewältigen?

KMU können Förderprogramme wie BAFA oder ISB RLP nutzen, um die Kosten für KI-Beratung anteilig bezuschussen zu lassen.

Welche konkreten Risiken des EU AI Act müssen von Anfang an beachtet werden?

Von Anfang an müssen die ab dem 2. Februar 2025 geltenden verbotenen Praktiken (Art. 5) und die ab dem 2. August 2025 geltenden Pflichten für General Purpose AI (GPAI) beachtet werden. Eine frühzeitige Identifikation potenzieller Hochrisiko-Systeme ist ebenfalls essenziell.

Sollte ein Pilotprojekt bereits in den ersten 90 Tagen gestartet werden?

Ein Start des Pilotprojekts in den ersten 90 Tagen ist in der Regel nicht realistisch. Das Ziel ist es, einen konkreten Vorschlag für ein Pilotprojekt zu erarbeiten, das dann in den folgenden Monaten umgesetzt werden kann.

Wie lange dauert es, eine KI-Strategie zu entwickeln?

Ein strukturierter Einstieg dauert etwa 90 Tage, also rund zwölf Wochen. Danach liegen priorisierte Anwendungsfälle, ein Pilotvorschlag und eine Roadmap vor. Die Umsetzung selbst folgt in den Monaten danach.

Was sollte ich in den ersten zwei Wochen tun?

Benennen Sie eine verantwortliche Person, machen Sie die aktuelle KI-Nutzung im Team sichtbar, legen Sie erste Regeln fest und geben Sie mindestens ein geprüftes Tool mit Firmenkonto frei.

Wie wähle ich den ersten KI-Anwendungsfall aus?

Bewerten Sie die Kandidaten nach Häufigkeit, klarer Abgrenzung, Datenlage, Messbarkeit und Risiko. Der Fall mit den meisten Punkten ist meist der beste Start, vorausgesetzt er fällt nicht unter Hochrisiko nach Anhang III.

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Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und redaktionell geprüft (Art. 50 EU AI Act).