Vom Prüfbericht zur freigegebenen Bestellung — vollautomatisiert, revisionssicher, mit menschlicher Freigabe. Beratung, Roadmap, Begleitung und Abnahme durch KI Partners.
Die TSMR Türservice Mittelrhein GmbH prüft und wartet feuerhemmende Türen. Wenn bei einer Prüfung ein Mangel auftritt, muss zügig Ersatz beschafft werden — bis vor kurzem in reiner Handarbeit: PDF öffnen, Artikelnummern raussuchen, Lieferanten anschreiben, Angebote in Excel vergleichen, nachfassen, bestellen, Status händisch nachhalten. Rund 2,5 Stunden gebundene Einkaufszeit pro Tag.
KI Partners hat TSMR auf dem Weg zum KI-gestützten Einkaufsprozess begleitet — von der ersten Prozessanalyse bis zur Abnahme des Live-Betriebs. Heute läuft der komplette Weg vom eingehenden Prüfbericht bis zur freigegebenen Bestellung automatisiert, mit einem einzigen Klick als bewusstem Freigabepunkt der kaufmännischen Leitung.
Ausgangslage
- Fragmentierter Prozess: Prüfberichte als PDF, manuelle Auswertung, telefonisches Nachfassen bei Lieferanten.
- Fehlerrisiko beim Abtippen von Teilenummern und Zulassungen — sicherheitskritisch bei Brandschutzelementen.
- Keine Statusübersicht: Welcher Vorgang wartet auf welches Angebot? Alles im Kopf.
- Zeitliche Belastung: ~2,5 h pro Tag — knapp 30 % der Kapazität einer Vollzeitstelle.
Unsere Rolle
KI Partners hat das Projekt beratend und begleitend verantwortet — die technische Umsetzung lag bei den technischen Partnern von KI Partners. Vier Phasen:
1 · Beratung & Analyse
Prozessverständnis, Use-Case-Canvas, Business Case, EU-AI-Act-Einordnung und Stakeholder-Analyse. Ergebnis: klare Zielbilder und ein belastbarer ROI.
2 · Konzeption & Roadmap
Architekturempfehlung, Anbieterauswahl, HITL-Design, Datenschutz- und Sicherheitskonzept. Ergebnis: eine umsetzbare Roadmap mit klaren Meilensteinen.
3 · Umsetzungsbegleitung
Fachliches Sparring mit den technischen Partnern: Prompt-Design, Freigabelogik, Testfälle, Datenschutzprüfung, EU-AI-Act-Konformität — mit klarer Abstimmung Richtung TSMR.
4 · Qualitätssicherung & Abnahme
Testphase, Abnahme des Go-Live, Schulung des Einkaufsteams, Übergabe der Betriebsdokumentation.
Ergebnisse in Zahlen
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|
| Aktive Bearbeitungszeit pro Vorgang | ~118 Min | ~30 Sek (1 Klick) |
| Durchlaufzeit (Eingang → Bestellung) | ~4 Tage | ~3 Tage |
| Fehlerrisiko beim Abtippen | hoch | minimal |
| Statusübersicht | keine | Live-Dashboard |
| Einsparung Einkauf | — | ≈ 18.000 € / Jahr |
| Break-Even | — | ≈ 8 Monate |
Was das Projekt besonders gemacht hat
- Der Mensch bleibt in der Verantwortung. Jede Bestellung wird bewusst durch die kaufmännische Leitung freigegeben — zweistufig, mit sicherer Bestätigungsseite. Kein „aus Versehen" bestellt.
- Kein Overkill. Empfehlung war eine schlanke Architektur statt großer Plattform — beherrschbar, wartbar, austauschbar.
- Compliance mitgedacht, nicht draufgeschraubt. EU-AI-Act-Einordnung (geringes Risiko, kein Anhang III), DSGVO-Konformität, HITL als Best Practice — von Anfang an Teil der Konzeption.
Für welche Kunden dieses Modell passt
- Mittelstand und Handwerk mit wiederkehrenden, dokumentengetriebenen Beschaffungs- oder Freigabeprozessen.
- Unternehmen, die die Kontrolle behalten wollen — eigene Daten, HITL an kritischen Stellen.
- Betriebe, die Beratung und Begleitung suchen, aber die Umsetzung selbst oder mit dem eigenen Partner steuern.
