Blog · Förderung

BAFA-Förderung für KI-Beratung: Zuschuss von 50 %, in bestimmten Regionen 80 %, für den Mittelstand

Von Denis Schnellenbach · Juni 2026 · aktualisiert am 04.11.2026 · Lesezeit: 5 Minuten

Viele mittelständische Unternehmen wissen nicht, dass professionelle KI-Beratung mit 50 % der Beratungskosten (für Betriebsstätten in den neuen Bundesländern sowie in den Regionen Trier und Lüneburg 80 %) bezuschusst werden kann – über das BAFA-Förderprogramm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU". In diesem Artikel erklären wir, wer berechtigt ist, was gefördert wird und wie die Antragstellung funktioniert.

Was ist das BAFA-Förderprogramm?

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördert Beratungsleistungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler. Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen zu stärken – und dazu gehört ausdrücklich auch die Digitalisierung und der Einsatz von KI.

Wer ist berechtigt?

Grundsätzlich können alle KMU das Programm nutzen, die:

• Ihren Sitz in Deutschland haben
• Der EU-Definition für KMU entsprechen (max. 249 Beschäftigte, max. 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme)

Wichtig: Auch Freiberufler und Soloselbstständige sind antragsberechtigt, sofern sie nicht beratend oder schulend tätig sind. Auch Unternehmen, die noch kein Jahr am Markt sind, können einen Antrag stellen (bis 31.12.2026 mit vorherigem Informationsgespräch beim Regionalpartner). Nicht antragsberechtigt sind unter anderem Unternehmen im Insolvenzverfahren, gemeinnützige Unternehmen sowie beratend oder schulend tätige Unternehmen (Nr. 3.2 der Förderrichtlinie).

Was genau wird gefördert?

Das Programm fördert allgemeine Beratungsleistungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen. KI-Beratung fällt typischerweise unter:

• Strategische Digitalisierungsberatung: KI-Readiness-Analyse, Potenzialidentifikation, Technologiebewertung
• Prozessoptimierung: Analyse und Neugestaltung von Geschäftsprozessen unter Einbezug von KI-Tools
• Organisationsentwicklung: Change-Management, Kompetenzaufbau, Schulungskonzepte für KI
• Compliance-Beratung: EU AI Act Readiness, DSGVO-konforme KI-Implementierung, soweit die Beratung nicht überwiegend aus Rechtsberatung besteht

Nicht gefördert werden: Seminare und Workshops, reine Software-Implementierung und Programmierleistungen, Vermittlung, der Kauf von Produkten, die der Berater selbst vertreibt, Beratungen, die überwiegend Rechts-, Versicherungs- oder Steuerfragen, Gutachten oder Fördermittel zum Inhalt haben. Jede Beratung ist eine Einzelberatung von höchstens fünf Tagen und muss mit einem Beratungsbericht dokumentiert werden.

Wie läuft die Antragstellung ab?

1. Online-Antrag bei der BAFA
   Sie stellen den Antrag über die BAFA-Online-Plattform. Den Antrag müssen Sie vor Beginn der Beratung einreichen. Ab Januar 2027 ist die Antragstellung nur noch über ein ELSTER-Konto oder die BundID möglich.
2. Prüfung durch eine Leitstelle
   Eine Leitstelle prüft Ihren online gestellten Antrag. Unternehmen, die noch kein Jahr am Markt sind, mussten bisher zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch mit einem Regionalpartner führen. Für Anträge ab dem 01.01.2027 entfällt dieses Pflichtgespräch.
3. Informationsschreiben der BAFA abwarten
   Erst nach Erhalt des Informationsschreibens darf die Beratung starten. Schon der Abschluss eines Beratungsvertrags gilt als Beginn.
4. Beratung durchführen
   Die Beratung muss durch einen beim BAFA registrierten Berater durchgeführt werden. Beratung und Verwendungsnachweis müssen spätestens sechs Monate nach Erhalt des Informationsschreibens abgeschlossen bzw. eingereicht sein.
5. Verwendungsnachweis einreichen
   Nach Abschluss der Beratung reichen Sie den Verwendungsnachweis ein. Dazu gehören: Beratungsbericht, Rechnung, Zahlungsnachweis. Ab 2027 genügt als Zahlungsnachweis eine Umsatzanzeige der Bank, ein Kontoauszug nur bei Bedarf. Die Erklärungen zu EU-KMU, De-minimis und Charta der Grundrechte sind dann im Verwendungsnachweis enthalten, unterschreiben müssen Sie nur Verwendungsnachweis und Beratungsbericht.

So läuft es bei KI Partners

Bei KI Partners unterstützen wir Sie nicht nur inhaltlich, sondern auch beim Förderprozess:

• Wir klären mit Ihnen vorab, ob unser Beratungsansatz die Voraussetzungen der Förderrichtlinie erfüllt
• Wir helfen bei der Antragstellung
• Unsere Beratungsleistungen sind so konzipiert, dass eine Förderung über das BAFA-Programm (Richtlinie bis 31.12.2028 verlängert) möglich sein kann; ein Rechtsanspruch auf Förderung besteht nicht
• Denis Schnellenbach ist bei der BAFA als Berater gelistet. Ob ein konkretes Vorhaben gefördert wird, entscheidet allein die BAFA.
• Wir unterstützen Sie bei den Unterlagen, etwa dem Beratungsbericht

Das bedeutet: Bei einer Bewilligung kann die Eigenbeteiligung an den Beratungskosten deutlich sinken. Der Aufwand ist überschaubar, wir begleiten Sie bei den Unterlagen.

Häufige Fragen

Kann ich die Förderung mehrfach nutzen?

Ja, aber begrenzt: Pro Unternehmen sind bis zu zwei Beratungen pro Jahr und höchstens fünf während der Laufzeit der Richtlinie förderfähig. Die Themen sollten sich nicht überschneiden.

Wie lange dauert der gesamte Prozess?

Die Dauer bis zum Beratungsstart hängt von der Bearbeitung des Antrags durch die Förderstelle ab; eine feste Bearbeitungsfrist nennt das BAFA nicht. Die Beratung selbst umfasst in der Regel 3–5 Tage, verteilt über mehrere Wochen.

Was kostet die Beratung nach Abzug der Förderung?

Beispielrechnung: Bei förderfähigen Beratungskosten von 3.500 € (netto) und einer Förderquote von 50 % (übrige Gebiete, z. B. Neuwied) beträgt der Zuschuss bis zu 1.750 €, Ihr Eigenanteil entsprechend 1.750 €. In den neuen Bundesländern sowie in den Regionen Trier und Lüneburg bei 80 % Förderquote beträgt der Zuschuss bis zu 2.800 €, der Eigenanteil 700 €. Sie zahlen die Rechnung (einschließlich Umsatzsteuer) zunächst in voller Höhe und erhalten den Zuschuss erst nach Prüfung des Verwendungsnachweises. Ein Rechtsanspruch besteht nicht. Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe; eine Kumulierung mit anderen Förderungen für dieselbe Beratung ist ausgeschlossen.