Praxis-Referenz · Finanzen & Operations

Digitalisierung & KI-Optimierung des Rechnungseingangs

Von 200 manuell verarbeiteten Eingangsrechnungen pro Tag zu einem KI-gestützten Workflow in unter einer Stunde. Denis Schnellenbach verantwortete das Projekt als Leitung Finanzen und Operations.

Unternehmen: ACP Print & Mobility GmbH, Laufeld Rolle: Leitung Finanzen und Operations Verantwortung: Buchhaltung, Controlling, Einkauf, Vertragswesen Rahmen: Operative Leitungsfunktion (fachlich & disziplinarisch)

200Rechnungen / Tag

< 1 hVerarbeitungszeit

Audit-festNachvollziehbar

Kapazitätfrei für Controlling

Praxis-Referenz Rechnungseingang KI-Automatisierung Finanzen Digitalisierung Mittelstand

Ausgangslage

Der Rechnungseingang wurde vollständig manuell verarbeitet: Prüfung, Kontierung, Freigabe und Ablage erfolgten Schritt für Schritt durch das Team — zeitintensiv, fehleranfällig und ohne durchgängige Transparenz über den Bearbeitungsstatus. Bei einem Volumen von bis zu 200 Eingangsrechnungen pro Tag band dieser Prozess erhebliche personelle Kapazitäten, die im Finanzbereich an anderer Stelle fehlten.

Vorgehen

1 · Bestandsaufnahme Analyse des bestehenden Prozesses inkl. Schwachstellen, Medienbrüche und manueller Prüfschritte.

2 · Digitalisierung Umstellung auf digitalen Rechnungseingang als Basis für automatisierte Weiterverarbeitung.

3 · Automatisierung Aufbau eines automatisierten Workflows für Erfassung, Kontierung und Freigabeprozesse.

4 · KI-Optimierung Einsatz KI-gestützter Verarbeitung zur Erkennung, Klassifizierung und Vorkontierung von Rechnungsdaten.

5 · Steuerung Einführung klarer Verantwortlichkeiten und Kontrollpunkte, damit Geschwindigkeit nicht zulasten der Prüfqualität ging.

Ergebnis

200 Rechnungen täglich in unter einer Stunde — statt ganztägiger manueller Bearbeitung durch das Team.
Deutliche Reduktion manueller Schritte — von der Erfassung bis zur Kontierung weitgehend automatisiert.
Freigewordene Kapazitäten für höherwertige Controlling- und Steuerungsaufgaben.
Nachvollziehbarer, auditierbarer Prozess als Grundlage für die Abstimmung mit Steuerberatung und Konzernrechnungswesen.

Weitere Verantwortungsbereiche

Neben dem Rechnungseingangsprojekt umfasste die Leitungsfunktion die kontinuierliche Weiterentwicklung von Reporting und Steuerungsinstrumenten:

Auswertungen & Reporting: Aufbau und Pflege von Power-BI-Auswertungen zur Steuerung von Finanz- und Betriebskennzahlen.
Vertrags- und Assetmanagement: Weiterentwicklung von Automatisierungen zur strukturierten Erfassung, Fristenueberwachung und Steuerung von Verträgen und Vermögenswerten.

Was das Projekt lehrt

Der Nutzen lag nicht in der Technologie selbst, sondern im konkreten wirtschaftlichen Effekt: Zeitersparnis, die sich unmittelbar in Personalkapazität und Prozesssicherheit übersetzen ließ. Dieser Grundsatz — Substanz vor Tool-Euphorie — prägt bis heute die Beratung von KI Partners: Erst den Prozess verstehen, dann die richtige Technologie wählen.

Auch bei Ihnen: Rechnungen, Belege, Freigaben?

Wenn bei Ihnen täglich Rechnungen manuell geprüft, kontiert und freigegeben werden, steckt dort oft das größte Einsparpotenzial. Im 30-Min-Erstgespräch schauen wir, was bei Ihnen möglich ist.

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