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KI-Kompetenz dokumentieren: Was sich in der Praxis bewährt

Von Denis Schnellenbach · August 2026, aktualisiert November 2026 · Lesezeit: 6 Minuten

Der EU AI Act, dessen Inkrafttreten am 1. August 2024 begann, fordert von Unternehmen einen strukturierten Umgang mit Künstlicher Intelligenz. Artikel 4 (KI-Kompetenz, AI Literacy) gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt seit dem 27. Juli 2026 in geänderter Fassung (Verordnung (EU) 2026/1744) Maßnahmen zur Unterstützung der Entwicklung der KI-Kompetenz. Ein bestimmtes Kompetenzniveau muss dabei niemand garantieren; Zertifikate oder eine Wissensmessung schreibt Art. 4 nicht vor. Dieser Artikel beschreibt, wie sich die ergriffenen Maßnahmen dokumentieren lassen und wonach Kunden und Prüfer in der Praxis häufig fragen.

Warum ist die Dokumentation von KI-Kompetenz sinnvoll?

Die Fähigkeit, KI-Systeme sicher, transparent und ethisch korrekt zu entwickeln, zu betreiben und zu überwachen, ist entscheidend. Der EU AI Act verpflichtet Betreiber und Anbieter von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um die Entwicklung dieser Kompetenz zu unterstützen. Das dient nicht nur der Compliance, sondern auch dem Schutz vor Fehlfunktionen, Diskriminierung und anderen Risiken. Wer die Maßnahmen dokumentiert, kann sie gegenüber Kunden, Auditoren oder Aufsichtsbehörden leichter darlegen.

• Verbotene Praktiken (Art. 5): Gelten seit 2. Februar 2025. Verstöße können Bußgelder bis zu 35 Mio. EUR oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen.
• Pflichten für General Purpose AI (GPAI): Gelten seit 2. August 2025.
• Hochrisiko-Systeme (Anhang III): Pflichten gelten ab 2. Dezember 2027 (Digital Omnibus).
• Weitere Verbote (Art. 5 Abs. 1 lit. ba und bb): Gelten ab 2. Dezember 2026.

Welche Unterlagen haben sich für die Dokumentation bewährt?

Kunden und Prüfer fragen häufig nach einer transparenten und nachvollziehbaren Dokumentation der ergriffenen Maßnahmen. Gesetzlich vorgeschrieben ist keine dieser Unterlagen; es sind Empfehlungen aus der Praxis. Dazu gehören:

• Schulungsregister: Eine zentrale, aktuelle Übersicht aller Mitarbeiter, die Schulungen im Bereich KI absolviert haben. Dieses Register sollte Informationen zu den Schulungsinhalten, dem Datum der Schulung, dem Schulungsanbieter und gegebenenfalls dem Ergebnis einer Erfolgskontrolle enthalten.
• Zertifikate und Teilnahmebestätigungen: Für jede absolvierte Schulung empfiehlt sich ein entsprechender Nachweis. Dieser sollte den Namen des Teilnehmers, den Titel der Schulung, die vermittelten Inhalte (ggf. als Modulübersicht) und das Ausstellungsdatum klar ausweisen. Auch unser eigener KI-Kompetenz-Zertifikatskurs ist eine Option; er vermittelt Grundlagen und ersetzt keine rollenbezogene Planung.
• Rollenbezogene Kompetenzprofile: Eine Zuordnung der erworbenen Kompetenzen zu den jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens. Es sollte ersichtlich sein, wie Mitarbeiter, die mit Hochrisiko-KI-Systemen arbeiten, auf ihre Aufgaben vorbereitet werden.
• Interne Richtlinien und Prozesse: Dokumente, die beschreiben, wie das Unternehmen die Entwicklung der KI-Kompetenz seiner Mitarbeiter unterstützt, aktualisiert und überprüft.

Wie lässt sich der Rollenbezug darstellen?

Art. 4 schreibt keine pauschale KI-Kompetenz für alle Mitarbeiter vor; sinnvoll sind Maßnahmen, die zur jeweiligen Rolle passen. Das bedeutet, dass die Tiefe und Breite der erforderlichen Kenntnisse je nach Funktion variiert. Ein Entwickler eines Hochrisiko-KI-Systems benötigt andere Kompetenzen als ein Mitarbeiter im Vertrieb, der lediglich mit KI-gestützten Tools arbeitet. Kunden und Prüfer fragen häufig, ob die Kompetenzen der Mitarbeiter mit ihren Aufgaben und der Art der von ihnen genutzten oder entwickelten KI-Systeme übereinstimmen. Dazu hilft eine Analyse der internen Rollen und der damit verbundenen KI-Anforderungen.

Wie oft sollte die KI-Kompetenz aufgefrischt werden?

Der EU AI Act nennt keine Gültigkeitsdauer und keine Frist. Viele Unternehmen frischen das Wissen aus Erfahrung jährlich oder bei neuen Tools und Rollen auf (eigene Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe). Sinnvoll ist, einen Überprüfungsrhythmus festzulegen und die Auffrischungen im Schulungsregister zu dokumentieren.

Welche Folgen hat fehlende Dokumentation?

Art. 4 hat keinen eigenen Bußgeldtatbestand, weder im AI Act noch im deutschen KI-MIG. Fehlende KI-Kompetenz kann aber zu Fehlern im Betrieb führen. Für Hochrisiko-Systeme verlangt Art. 26 Abs. 2 AI Act, die menschliche Aufsicht Personen zu übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen (ab dem 2. Dezember 2027 für Anhang-III-Systeme). Unabhängig von Art. 4 gilt für den AI Act insgesamt dieser allgemeine Bußgeldrahmen:

• Allgemeiner Bußgeldrahmen des AI Act, Verstöße gegen verbotene Praktiken (Art. 5): Bis zu 35 Mio. EUR oder 7% des weltweiten Jahresumsatzes.
• Verstöße gegen weitere Pflichten (u. a. Hochrisiko-Systeme, Art. 50): Bis zu 15 Mio. EUR oder 3% des weltweiten Jahresumsatzes.

Für KMU und kleine Midcap-Unternehmen gilt jeweils der niedrigere Betrag. Unternehmen sollten ihre Maßnahmen zur KI-Kompetenz daher frühzeitig planen und dokumentieren. Ein frühzeitiger EU AI Act Audit kann helfen, Lücken zu identifizieren. KI-Beratungsleistungen sind zudem über Programme wie BAFA oder ISB RLP anteilig bezuschussbar.

Häufige Fragen

Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und redaktionell geprüft (Art. 50 EU AI Act).